اهمیت فاکتور و بررسی آن

امروزه با توجه به ماشینی شدن و افزایش سرعت زندگی‌ها گاها فرصتی برای بررسی دقیق کار‌ها نمی‌ماند، و لزوما باید در تایم استراحت یا آخر روز، دوباره وقتی برای بررسی دقیق وجود داشته باشد. که در این موارد وجود فاکتور در خرید و فروش و معامله‌ها بسیار حائز اهمیت است، چرا که فاکتور با ثبت اطلاعات دقیقی از فرایند معامله، خطا یا اشتباه را بسیار کاهش می‌دهد. در ادامه این مقاله، به اهمیت فاکتور و بررسی آن می‌پردازیم.

فاکتور چیست؟

فاکتور در واقع برگه‌ای تجاری است که توسط فروشنده یا ارائه دهنده خدمت، برای مشتری صادر می‌شود. فاکتور اطلاعات مهمی در مورد معامله صورت گرفته در بردارد، مثل :

• مشخصات فروشنده یا مرکز خدماتی مورد نظر
• تاریخ خرید شامل روز و ماه و گاها ساعت خرید
• نوع کالا خریده شده یا خدمت ارائه شده
• قیمت هر کالا و قیمت نهای

درج اطلاعات اضافی در صورت نیاز مثلا:

• درصد تخفیف و قیمت بعد از تخفیف
• میزان بدهی یا بستانکاری
• وجود شرط خاصی در توافق
• مشخصات خریدار
• امضا یا مهر فروشنده

وجود همه این اطلاعات بسیار کاربردی می‌باشند، چرا که هر دو طرف خریدار و فروشنده از تمام مفاد توافق بین دو طرف به طور کامل اطلاع می‌یابند. همچنین در صورت بروز خطا یا اشکالی، با این سند معتبر به راحتی می‌توان به حل کردن آن اقدام کرد.

دلایل اهمیت فاکتور

در خرید و فروش های کوچک در حد خرید روزمره از مرکز خدماتی، اهمیت فاکتور به جهت اطلاع از نوع و تعداد کالای خریداری شده و همچنین اطلاع از قیمت هر کدام است ولی در معامله‌های بزرگتر به مراتب اهمیت فاکتور بیشتر و پررنگ‌تر می‌شود و یکی از اجزای ضروری برای انجام شدن معامله است، که حتی علاوه بر داشتن ارم یا اسمی از شرکت یا فروشنده باید مهر یا امضایی از دو طرف نیز وجود داشته باشد.

چند دلیل اهمیت فاکتور:

حس اعتماد

مهم‌ترین دلیلی که می‌توان گفت برای دریافت فاکتور وجود دارد، القا کردن اعتماد و امنیت خرید در مشتری است. با توجه به اینکه در فاکتور به طور معمول مشخصات فروشنده و اطلاعاتی در مورد کالای خریداری شده و تاریخ و زمان دقیق خرید وجود دارد، اعتماد خریدار را بابت فروشگاه یا فروشنده و اصالت کالایی که خریده بالاتر می‌برد. همچنین خریدار اگر قصد بازگرداندن کالا را داشته باشد، با فاکتور می‌تواند به راحتی اثبات کند که کالای مورد نظر را خریداری کرده است.

خدمات پس از فروش و پاسخگویی به مشتری

با وجود اطلاعات فروشنده در فاکتور این اطمینان را به مشتری می‌بخشد که در صورت بروز مشکل احتمالی خود فروشنده پاسخگوی اوست. گاها فاکتور می‌تواند نقش مهمی برای ثبت کردن زمان شروع یا پایان گارانتی کالا داشته باشد و دقیقا از همان تاریخ خریداری شده کالا، گارانتی برای کالا اعمال شود نه زمانی که کالا از شرکت تولید کننده به دست فروشنده رسیده است.

ارائه کالا اصل و با قیمت مصوب

با توجه به اینکه فاکتور حاوی اطلاعاتی از خریدار و فروشنده است به همین سبب قابل پیگیری است. همچنین این اطمینان را در خریدار ایجاد می‌کند که کالای درج شده در فاکتور را خریداری کرده است و کالای غیر اصل یا تقلبی دریافت نکرده است. هم‌چنین هزینه پرداختی هم به طور دقیق نوشته شده است؛ ولی اگر کالایی بدون فاکتور فروخته شود و تنها به گفت‌وگو‌های معمول جهت هزینه هر کالا و هزینه نهایی صرف شود، در ذهن مشتری ممکن است ابهامات زیادی در مورد جمع و تفریق هزینه و حتی صحت حرف‌های فروشنده به وجود بی‌آید. چرا که ممکن است کالا را با قیمت مصوب یا درج شده روی آن به فروش نرساند.

قابلیت پیگیری

فاکتور، با توجه به دقیق بودن و داشتن اطلاعات مهمی از دو طرف معامله اهمیت زیادی دارد و با وجود فاکتور و ثبت شدن فرایند خرید یا فروش به آن رسمیت بخشیده می‌شود و حتی میتوان برای مراجعه و ارائه به مراجع قانونی و قضایی هم از آن استفاده کرد. این ویژگی فاکتور در معاملاتی با مبالغ بالا و یا پرداخت‌های اقساطی، از اهمیت بیشتری برخوردار است.

بهترین مرکز چاپ فاکتور در تهران

در زمینه چاپ مجموعه های زیادی فعالیت می کنند، اما اعتماد کردن به یک مجموعه کمی سخت شده است. ممکن است بعضی از مجموعه ها همان کیفیتی که به شما قول داده بودند را ارائه ندهند. اینجا ما می خواهیم به شما یکی از قابل اعتماد ترین مجموعه یعنی پاپ چاپ را معرفی کنیم. شما با خیال راحت می توانید برای چاپ فاکتور ثبت سفارش انجام دهید. و با بهترین کیفیت فاکتور خود را دریافت کنید.

فاکتور مختص به کسب و کار خودتان

اگر شما نیز صاحب کسب وکاری هستید، ارائه فاکتور به مشتریان یکی از ضروریات محسوب می‌شود. به همین منظور می‌توانید تمام مراحل فاکتور از طراحی تا چاپ را به شرکت پاپ چاپ بسپارید، چرا که شرکت پاپ چاپ با سابقه 30 ساله در زمینه طراحی و چاپ بهترین مرکز ارائه دهنده‌ی باکیفیت فرم های عمومی و اختصاصی چاپ به شمار می‌رود. از طریق راه‌های ارتباطی موجود در بخش تماس با، ما می‌توانید برای سفارش محصول مورد نظر خود اقدام کنید.