توسط : زمان طراحی و تهیه و تحویل چاپ ست اداری به متغیر‌های زیادی بستگی دارد که در حالت عادی بیشتر از موعد مقرر و توافق شده بین مؤسسات چاپ و سفارش‌دهندگان طول نمی‌کشد. برای چاپ ست اداری به‌صورت حداقلی که شامل حداقل تیراژ چاپ سربرگ، پاکت نامه ملخی و کارت ویزیت می‌شود، زمان سه الی چهار روز منطقی است و اگر به این اقلام موارد دیگری مانند چاپ کاتالوگ و سررسید و… اضافه شود و اصطلاحاً ست اداری مفصل‌تر و پرتعدادتر باشد، موعد تحویل طولانی‌تر می‌شود. در هر صورت میزان تعهد و توانایی‌های فنی و تخصصی مجموعه ارائه دهنده این خدمات تجربه چاپ ست اداری را برای مؤسسات و شرکت‌ها و کسب‌وکار‌های مختلف لذت‌بخش‌تر می‌کند.
متغیر‌های مؤثر در زمان آماده‌سازی چاپ ست اداری
رسیدن به جواب روشن و درست این سؤال که چاپ ست اداری چقدر طول می‌کشد و مراکز خدمات چاپی چقدر به تعهدات خود پایبند هستند، موجب بهبود برنامه‌ریزی‌های تبلیغاتی کسب‌وکار‌های مختلف و مؤسسات می‌شود. روش مراکز خدماتی متعهد و یکی از بهترین راه‌های رسیدن به جواب این سؤال، آشنا کردن سفارش‌دهندگان با متغیر‌های مهم در تعیین این زمان است که شامل موارد زیر می‌شود.
• امکانات چاپ مراکز خدماتی
معرفی درست امکانات و ظرفیت‌های کلی و موجود در هر مرکز خدماتی، دورنمای مناسبی از میزان توانایی این مراکز به سفارش‌دهندگان می‌دهند و قطعاً در آن‌ها اطمینان خاطر در مورد زمان ادعا شده، یا بینش کافی نسبت به محدودیت‌ها و مسائل چاپ ایجاد می‌کند.
• مسائل و ویژگی‌های چاپ ست اداری
اقلام مختلفی می‌توانند در یک بسته یا سفارش چاپ ست اداری قرار بگیرند و برای همین ویژگی‌های چاپ هر سفارش با چاپ دیگری متفاوت است. دلیل اصلی مشخص نبودن زمان‌های اعلام شده توسط مؤسسات چاپی هم همین تنوع است. برای مثال ست اداری در حالت عمومی چاپ بروشور و کاتالوگ را دربر نمی‌گیرد، اما اگر این اقلام برای ایجاد هماهنگی بیشتر و پیشبرد یک استراتژی حساب شده تبلیغاتی به مجموعه ست اداری اضافه شود، زمان آماده‌سازی بالا می‌رود.
• تیراژ چاپ ست اداری
تیراژ یا تعداد چاپ هر کدام از اقلام ست اداری مختلف است و در درجه اول بسته به حجم کلی سفارش، و در درجه دوم به میزان کاربرد هر کدام از اقلام بستگی دارد. قاعدتاً چاپ ست اداری در تعداد بالا زمان‌برتر است. در مورد تعداد مناسب چاپ هر کدام از اقلام ست اداری هم برای مثال چاپ سربرگ به‌صورت A۴ یا A۳ را می‌توان مثال زد، که به دلیل پرمصرف بودن همیشه بیشتر از پاکت نامه در نظر گرفته می‌شود و طبیعتاً زمان بیشتری هم صرف آماده‌سازی آن می‌شود.
• استفاده از قالب‌های آماده یا سفارش طراحی چاپ ست اداری
مؤسسات حرفه‌ای چاپ اقلام تبلیغاتی مانند پاپ چاپ به مشتری‌های خود اطمینان می‌دهد که طول مدت آماده‌سازی و تحویل ست اداری صرف بهبود کیفیت محصول نهایی می‌شود، نه اهمال کاری و عدم برنامه‌ریزی. جدا از این، خدمات برتر چاپ شامل برقرار کردن امکان استفاده از قالب‌های آماده یا طراحی اختصاصی ست اداری می‌شود. طبیعتاً زمان آماده‌سازی چاپ ست اداری یا هر نوع از اقلام تبلیغاتی دیگر مانند چاپ سررسید با طراحی اختصاصی، بیشتر از زمان آماده‌سازی این محصولات بر اساس طرح‌ها و قالب‌های آماده طول می‌کشد.
آشنایی با ویژگی‌های اقلام چاپ ست اداری و آماده‌سازی آن‌ها
۱- سربرگ
پراستفاده‌ترین مورد یک ست اداری هماهنگ و چاپ شده، سربرگ است که برای مکاتبات عادی یا نامه‌نگاری کاربرد دارد. چاپ سربرگ در ست اداری معمولاً در تعداد بالاتری در نظر گرفته می‌شود و ابعاد آن می‌تواند منطبق با ویژگی‌های زیبایی‌شناسانه یا کاربردی متغیر باشد. چاپ سربرگ پیچیدگی خاصی ندارد و در کمترین زمان ممکن انجام می‌شود.
۲- پاکت نامه
یکی از اجزای غیرقابل حذف از مجموعه ست اداری، پاکت نامه است و در تعداد کم‌تر از سربرگ تهیه می‌شود، اما مؤثرتر از آن است، چون هماهنگ با ویژگی‌های بهترین ابزار‌های تبلیغاتی، توسط مخاطب کاربردی و ارزشمند قلمداد می‌شود و به اندازه کافی هم در معرض دید قرار می‌گیرد. چاپ پاکت نامه با استفاده از دستگاه‌های چاپ و اتصال مخصوص زیاد طول نمی‌کشد و به تجهیزات مؤسسات چاپی بستگی دارد.
۳- کارت ویزیت
چاپ کارت ویزیت چه به‌صورت مستقل و چه در هماهنگی با ست اداری، راهکار مؤثر معرفی افراد کلیدی یا کلیت مؤسسات و کسب‌وکار‌های مختلف است. قرار گرفتن کارت ویزیت در چاپ ست اداری از این جهت توصیه می‌شود که ایجاد یک هویت بصری یکپارچه و وابسته به گروه، نه فرد، راحت‌تر شود.
چاپ این مورد هم پیچیدگی خاصی ندارد و بسته به جنس کاغذ و نوع چاپ، توسط مراکز خدماتی معتبر مانند پاپ چاپ انجام می‌شود.
۴- فولدر
فولدر و انواع پوشه در چاپ ست اداری قطعات کاغذی یا پلاستیکی شکیلی هستند که می‌توان با استفاده از آن‌ها به سایر اسناد و مدارک ناهماهنگ و متفرقه سازمان داد. معمولاً از کاغذ‌های گرم بالاتر در چاپ فولدر استفاده می‌شود و در صورت در اختیار بودن مواد اولیه، در کمترین زمان ممکن آماده‌سازی می‌شود.
۵- سررسید
چاپ سررسید یا تقویم رومیزی و گنجاندن آن در ست اداری اقدام مؤثر و حساب شده برترین استراتژیست‌های تبلیغاتی است و توسط پاپ چاپ هم توصیه می‌شود. چاپ این اقلام معمولاً به زمان و مناسبت نوروز وابسته است و برای همین ممکن است از نظر بصری و ویژگی‌های طراحی با کلیت ست اداری هماهنگ نشود، درصورتی‌که هماهنگی آن با ست اداری حتماً در کیفیت کلی اقدام‌های تبلیغاتی سفارش‌دهندگان مختلف تأثیرگذار است.
برای چاپ سررسید به دلیل پیچیدگی ساختار، متغیر‌های طراحی و آماده‌سازی مختلفی در نظر گرفته می‌شود و بر همین اساس ممکن است چاپ ست اداری را کمی طولانی کند.
نکات مهم در چاپ ست اداری و بهینه کردن فرآیند آماده‌سازی
انجام یک ارزیابی درست از ویژگی‌های چاپ ست اداری و آماده‌سازی به موقع مواردی مانند، لوگو، اطلاعات تماس، تعیین طرح و رنگ مورد نظر و… به‌طور قطع زمان چاپ اقلام مختلف ست اداری را کوتاه‌تر می‌کند.
رعایت اصل سادگی و پرهیز از اضافه کردن موارد بدون کاربرد و غیرضروری به احتمال زیاد در کیفیت چاپ و زمان آماده‌سازی آن مؤثر است. برای رعایت این نکته، توجه به توصیه‌های کارشناسی مؤسسات چاپی راهگشا خواهد بود.
ازآنجاکه فرآیند طراحی و چاپ سفارشی ست اداری زمان بیشتری می‌طلبد، بهتر است در تعداد کارشناسی شده و نه چندان زیاد ثبت سفارش شود تا تیراژ بالا هم عاملی برای طولانی‌تر شدن آماده‌سازی ست اداری نشود.
